Materiaal nodig voor je evenement? Aanvraag via Evenementenkluis aangepast

Als je materiaal nodig hebt voor je evenement, vraag je dat vanaf nu aan via een nieuwe module in de Evenementenkluis. Het bestaande formulier in de Evenementenkluis verdwijnt binnenkort. De nieuwe manier van aanvragen is volledig geautomatiseerd, sterk visueel, geeft veel duidelijker weer welke materialen beschikbaar zijn en zorgt voor een betere opvolging.

Verenigingen en organisatoren die de Evenementenkluis gebruiken, merkten het misschien al op: op je overzichtsscherm vind je vanaf nu een nieuwe module ‘Mijn uitleenaanvragen’. In deze module kan je nieuwe aanvragen indienen en bestaande aanvragen opvolgen.

Hoe werkt het?

1.     Kies voor ‘Nieuwe aanvraag’.

2.     Selecteer het evenement waarvoor je materiaal aanvraagt.

3.     Maak een nieuwe aanvraag, of hergebruik een eerdere aanvraag.

4.     Geef het gewenst lever- of afhaalmoment en ophaal- of terugbrengmoment door. Opgelet: je kan niet eender welke datum kiezen. De kluis beperkt je aanvraag tot:

a.     vier dagen vóór het evenement voor leveren of afhalen

b.     drie dagen na het evenement voor ophalen of terugbrengen

5.     Koppel de aanvraag aan de juiste vereniging of persoon.

6.     Voeg het nodige materiaal toe. Je kan de volledige lijst met materialen raadplegen, of via de handige zoekbalk ingeven wat je nodig hebt. Duid aan hoeveel stuks je nodig hebt en druk op ‘Toevoegen’. Je krijgt rechts meteen een overzicht van je aanvraag.

Opgelet: bij alle materialen staat de beschikbare voorraad. Hou hier rekening mee bij je aanvraag en dien enkel in wat je écht nodig hebt. Zo houden we het voor iedereen eerlijk.

7.     Selecteer per materiaal wat wanneer geleverd/afgehaald wordt en wanneer het opgehaald/teruggebracht wordt. Voeg eventueel de specifieke plaats voor levering toe via het opmerkingenveld.

8.     Bevestig je aanvraag en dien ze in.

9.     Je ontvangt een betalingsuitnodiging voor de waarborg als het materiaal toegekend wordt.